1с бухгалтерия 8.3 заполнение авансового отчета. Авансовый отчет. Формирование авансового отчета

В хозяйственной деятельности практически любой компании присутствуют операции выдачи денежных средств/ДС работнику из кассы предприятия, за которые потом сотрудник обязан либо отчитаться, либо вернуть полученные денежные средства в кассу.

В этой статье мы рассмотрим несколько примеров операций, связанных с учетом средств, выданных под отчет, выдачей кассой денег, а также с возвратом сотрудником ранее полученных и неиспользованных средств. Отдельно остановимся на особенностях учета таких операций и крайних ситуациях, встречающихся на практике.

В соответствии с действующим законом получателем выдаваемых под отчет ДС может быть либо работник предприятия, т.е. физическое лицо с которым заключен трудовой договор, либо человек, с которым заключен договор гражданско-правового характера, например, подрядчик, проводящий работы по такому договору.

В качестве системы для моделирования операции, позволившей сформировать отчет по авансам, мы будем использовать конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

Выдача средств под отчет

Порядок выдачи ДС под отчет регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П.

Основанием для выдачи является заявление подотчетного лица. На заявлении обязательно должна быть собственноручная подпись руководителя о сумме и сроке, на который выдаются наличные деньги, его подпись и дата.

В 1С 3.0 выдача ДС сотруднику/отчет осуществляется:

Во всех документах выдачи ДС под отчет с соответствующими видами операций присутствует обязательное для заполнения поле «Получатель», в котором необходимо из справочника «Физические лица» выбрать работника, которому выдаются (перечисляются) денежные средства.

Независимо от способа выдачи денежных средств под отчет – наличными из кассы или безналичным переводом на р/с сотрудника (на карту), суть хозяйственной операции не меняется. В 1С Бухгалтерия учет ДС, выданных под отчет, ведется на счете 71: ДС 71 счет (по дебиту) корреспондирует со счетом 50 или 51 (по кредиту) в зависимости от того, каким образом выдавались деньги.

Как оформить авансовый отчет

Поскольку ДС выдаются на основании заявления сотрудника, можно сделать вывод, что организация имеет право не принимать авансовый отчет от сотрудника, которому ранее не выдавались денежные средства под отчет (или выдавались, но с другими целями). В этом случае информация о понесенных сотрудником затратах в системе не отражается.

Создать новый документ «Авансовый отчет» можно из подсистемы «Банк и касса», далее команда «Авансовые отчеты».

В шапке документа обязательно указывается, кому и от какой фирмы были выданы денежные средства, по которым отчитывается сотрудник.

Рисунок 3. Оформление авансового отчета работника

В документе также присутствует ряд необязательных для заполнения полей, используемых для печати авансовых отчетов сотрудником (печатная форма АО-1) или, если авансовый отчет содержит приобретенные сотрудником товары, для печати приходного ордера (печатная форма М-4).

С помощью авансового отчета можно отразить целый спектр расходов сотрудника:

• Приобретение товарно-материальных ценностей (закладка табличной части «Товары»). В этой части функционал Авансового отчета дублирует возможности документа «Поступление товаров и услуг»;
• Оформить поступление возвратной тары (закладка «Возвратная тара»);
• Отразить оплату ДС поставщику в счет будущих поступлений или за ранее поставленные товары/оказанные услуги (закладка «Оплата»). Ключевым отличием этой операции от операции отражения закупки ТМЦ, является то, что при отображении операции на закладке «Товары» бухгалтеру необходимо указать конкретные ценности купленные сотрудником, выбрав их из справочника «Номенклатура», тогда как при отражении расхода денежных средств на закладке «Оплата» достаточно указать сумму и получателя денежных средств. Еще можно указать в свободной форме реквизиты входящего документа и содержание операции. Эти данные будут использованы при заполнении печатной формы Авансового отчета (АО-1).
• Отразить прочие расходы (закладка «Прочее»). На закладке можно отразить прочие расходы, уточнив счета учета расходов вручную.

Особняком стоит закладка «Авансы», где необходимо перечислить документы, которыми выдавались денежные средства сотруднику под отчет.

Согласно текущему законодательству, работник, получивший денежные средство под отчет, обязан отчитаться в использовании этих средств не позднее 3-х рабочих дней с момента окончания срока выдачи этих средств. Если срок выдачи средств явно не определен (он может быть указан как в приказе по организации (общий для всех сотрудников), так и уточнен руководителем в заявлении на выдачу денежных средств), то три дня отчитываются с момента выдачи денежных средств.

Сумма выданных денег и сумма, потраченная подотчетным лицом, может не совпадать:

• В случае перерасхода (если перерасход отражен документом Авансовый отчет, значит компания признала факт перерасхода), формируется кредитовое сальдо на счете 71 на сумму перерасхода, которое можно закрыть выдачей денежных средств сотруднику.
• В случае наличия остатка денежных средств у сотрудника, он может оформить их использование новым авансовым отчетом или вернуть остаток неизрасходованных денежных средств.

Ниже рассмотрены примеры этих операций.

Выдача денег из кассы на сумму разницы между ранее выданными и потраченными суммами

Выдача денежных средств на сумму перерасхода ничем не отличается от рассмотренной выше операции первичной выдачи средств сотруднику. Единственное, на что нужно обратить внимание – чтобы денежные средства выдавались от имени той же организации и тому же сотруднику, по которым был оформлен авансовый отчет на сумму перерасхода.

Возврат неиспользованных средств в кассу предприятия

Возврат ДС осуществляется через «Приходный кассовый ордер/Возврат от подотчетного лица», либо перечислением на расчетный счет организации.

К особенностям операции возврата неизрасходованных ДС подотчетником на расчетный счет организации (по безналичному расчету) можно отнести то, что данная операция не регламентируется действующим законодательством, поэтому желательно исключить ее из факта хозяйственной деятельности. В крайнем случае можно попробовать определить порядок таких расчетов в локальных актах, например, выпустить приказ о порядке выдачи и возврата неизрасходованных средств подотчетными лицами по безналичному расчету.

Итоги

В системе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 присутствует достаточный для регулярной хозяйственной деятельности функционал по выдаче и возврату ДС из кассы предприятия. Заполнить авансовый отчет в 1С несложно, но сам процесс потребует определенных методологических знаний.

Авансовые отчеты оформляются отдельным документом, которым можно оформить как поступление товаров или оплату поставщику за товары и услуги, так и специфические операции, например, оплату налогов или командировочные расходы.

Как правильно создать и заполнить авансовый отчет в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0)

Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом.

Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете смело использовать эту инструкцию для старых версий программы!

Чтобы создать документ «Авансовый отчет», заходим в меню «Банк и касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

Аванс может выдаваться на следующие цели:

• покупку товаров, материалов, оборудования и т.п.
• приобретение возвратной тары
• расчеты с поставщиками
• прочие расходы подотчетного лица
• командировочные расходы

В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.

Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для образца, специально предварительно создан документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавлен в табличную часть «Авансы» (подробнее как создать РКО в 1С).

Таким образом мы видим, что за сотрудником Базиным А.В. числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб.

В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.

Допустим, что на эту сумму он приобрел:

• мышь оптическую – 200 руб
• сделал предоплату поставщику – 600 руб
• заправил машину бензином – 200 руб

Все эти данные заносим в документ.

Как видим, у подотчетного лица произошел перерасход на 100 руб.

Что видно и в подвале документа:

Выдача перерасхода оформляется так же «Расходным кассовым ордером» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».

После проведения документа можно увидеть какие проводки делает авансовый отчет в 1С:

В нашем случае проводка 26-71.01. Счет учета заполняется на соответствующих вкладках (товары, оплаты, прочее).

По материалам: programmist1s.ru

После возвращения из командировки сотрудник отражает свои расходы в авансовом отчете и прикладывает к нему оправдательные документы.

1. Выдача аванса подотчетному лицу на командировочные расходы

Для выполнения операции 1.1 "Выдача денежных средств под отчет" (см. таблицу примера) создайте документ "Выдача наличных" с видом операции "Выдача подотчетному лицу" (рис. 1):

1.Меню: Банк и касса - Касса – Кассовые документы .

2.Нажмите кнопку "Выдача" и выберите вид операции "Выдача подотчетному лицу".

3.В поле "Получатель" выберите из справочника "Физические лица" лицо, которому выдаются денежные средства.

4.В поле "Статья ДДС" необходимо выбрать соответствующую статью, если нет подходящей, то создать новую, при этом в поле "Использовать по умолчанию в операциях" выбрать "Выдача подотчетных сумм".

6.В поле "Основание" укажите Заявление сотрудника, на основании которого выдаются деньги.

7.В поле "Приложение" перечислите прилагаемые документы с указанием их номеров и даты составления, если это необходимо.

8.Сохраните документ по кнопке "Записать".

9.Для печатного бланка Расходного кассового ордера по форме КО-2 используйте кнопку "Расходный кассовый ордер (КО-2)".

10.Проверьте проводки по кнопке , как это показано на рис. 2.

11.Кнопка "Провести и закрыть".

Рис. 1

Результат проведения документа "Выдача наличных" (рис. 2):

Рис. 2

2. Перечислены денежные средства на личный счет сотрудника

Для выполнения операций: 2.1 "Составление платежного поручения"; 2.2 "Перечислены денежные средства на личный счет сотрудника" (см. таблицу примера) – необходимо сначала создать документ "Платежное поручение", затем на его основании ввести документ "Списание с расчетного счета".

Если платежные поручения создаются в программе "Клиент-банк", то в "1С:Бухгалтерии 8" создавать их необязательно. В этом случае вводится только документ "Списание с расчетного счета", который формирует необходимые проводки. Документ "Списание с расчетного счета" можно создать вручную или на основании выгрузки из других внешних программ (например, "Клиент-банка").

Создание документа "Платежное поручение" (рис. 3):

1.Меню: Банк и касса – Банк – Платежные поручения .

2.Кнопка "Создать".

3."Вид операции" – выбрать "Перечисление подотчетному лицу".

4.В поле "Сотрудник" выберите физическое лицо из справочника "Физические лица".

5.В поле "Получатель" по умолчанию установлен "Сотрудник", если в платежном поручении нужно указать получателем банк, то необходимо переключить на кнопку "Банк".

6.В поле "Счет получателя" выберите банковский счет сотрудника, на который перечисляются денежные средства.

7.В поле "Вид платежа" указывается по умолчанию "Электронно". Можно выбрать "Срочно", "Телеграфом", "Почтой" или "Не указывается". Если платежный документ формируется в электронном виде, то реквизит указывается в виде кода, установленного банком. В форме платежного документа значение реквизита можно выбрать из списка или ввести произвольное (установленное банком) значение вручную (о порядке заполнения платежных поручений см. Положения № 383-П).

8.Установите флажок "Оплачено" и щелкните по ссылке "Ввести документ списания с расчетного счета". Открывается документ "Списание с расчетного счета", в котором поля заполнены по умолчанию из документа-основания (рис. 4).

9.Снимите флажок "Подтверждено выпиской банка", если списание денежных средств с расчетного счета еще не произошло. Тогда при сохранении документа "Списание с расчетного счета" проводки не формируются. Этот флажок устанавливается в момент регистрации банковской выписки (рис. 4).

10.Для вызова печатного бланка платежного поручения используйте кнопку "Платежное поручение".

11.Нажмите кнопку "Провести и закрыть".

Рис. 3

После получения выписки банка, в которой зафиксировано списание денежных средств с расчетного счета, необходимо подтвердить ранее созданный документ "Списание с расчетного счета" для формирования проводок (рис. 4):

1.Меню: Банк и касса – Банк – Банковские выписки .

2.Откройте документ "Списание с расчетного счета" (не проведен).

3.После проверки всех полей установите флажок "Подтверждено выпиской банка".

4.Нажмите кнопку "Провести и закрыть".

Рис. 4

Результат проведения документа "Списание с расчетного счета" (рис. 5):

Для просмотра проводок нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа .

Рис. 5

3. Предоставление авансового отчета сотрудником

Для выполнения операций: 3.1 "Расходы по командировке включены в затраты"; 3.2 "Учет входного НДС" (см. таблицу примера) создайте документ "Авансовый отчет":

1.Меню: Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .

2.Кнопка "Создать".

Заполнение шапки и закладки "Авансы" документа "Авансовый отчет" (рис. 6):

1.В поле "Подотчетное лицо" выберите из справочника "Физические лица" подотчетное лицо.

2.На закладке "Авансы" нажмите кнопку "Добавить".

3.В поле "Документ аванса" выберите "Выдача наличных", затем расходный кассовый ордер, по которому сотруднику выдавались денежные средства под отчет. Нажав на "Добавить" второй раз, выберите "Списание с расчетного счета", которым перечислялись средства на банковскую карту сотрудника.

4.В поле "Назначение" укажите цель выдачи денежных средств под отчет.

5.В полях "Приложение... документов на... листах" укажите количество документов и их листов, прилагаемых к авансовому отчету.

Рис. 6

Заполнение закладки "Прочее" документа "Авансовый отчет" (рис. 7):

1.Нажмите кнопку "Добавить" на закладке "Прочее".

2.В полях "Документ (расхода)" введите информацию о документе поставщика.

3.В поле "Номенклатура" выберите соответствующий расходу элемент в справочнике "Номенклатура".

4.В полях "Сумма", "НДС" и "Всего" укажите сумму по документу, ставку налога и сумму согласно документам, представленным подотчетным лицом.

5.В поле "Поставщик" выберите контрагента из справочника "Контрагенты".

6.В поле "СФ" установите флажок для регистрации счета-фактуры полученного или бланка строгой отчетности с выделенной суммой НДС.

7.Если регистрируется бланк строгой отчетности, по которому НДС будет принят к вычету, то необходимо установить флажок в поле "БСО". При этом значение флажка по строке авансового отчета переносится в документ "Счет-фактура полученный", который автоматически создается на основании авансового отчета (рис. 9).

8.Если был БСО, поле "Реквизиты счета-фактуры" заполнится автоматически номером и датой БСО из столбца "Документ (расхода)" после записи и проведения авансового отчета. По полученным счетам-фактурам в этом поле введите реквизиты полученного счета-фактуры. После проведения документа "Авансовый отчет" будут автоматически созданы документы "Счета-фактуры полученные". При формировании книги покупок данные из полей "Реквизиты счета-фактуры" попадают в графу 3 книги покупок "Номер и дата счета-фактуры продавца" (см. рис. 10).

9.В поле "Счет затрат / Подразделение" укажите счет затрат по бухгалтерскому учету, в дебет которого будут включены расходы по командировке и, если ведется учет по подразделениям, выберите соответствующее подразделение (если не ведется учет по подразделениям, то оставьте пустым).

10.В поле "Субконто" необходимо заполнить субконто (аналитику) к счету затрат. Пример приведен на рис. 7.

11.Поля "Счет затрат НУ" и "Субконто НУ", заполняются по умолчанию данными из бухгалтерского учета. При необходимости редактируются.

12.В поле "Счет НДС" по умолчанию устанавливается счет 19.04 "НДС по приобретенным услугам", при необходимости можно выбрать другой.

13.Заполните остальные поля, как это показано на рис. 7.

14.Сохраните документ по кнопке "Записать".

15.Для вызова печатного бланка Авансового отчета по форме АО-1 используйте кнопку "Печать".

16.Кнопка "Провести и закрыть".

Рис. 7

Закладка "Товары" заполняется, если подотчетное лицо приобретало товарно-материальные ценности. Закладка "Возвратная тара" заполняется, если подотчетное лицо покупало возвратную тару. Закладка "Оплата" заполняется, если подотчетное лицо выполняет оплату поставщику.

Результат проведения документа "Авансовый отчет" (рис. 8):

Для просмотра проводок нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа .

Рис. 8

Для выполнения операции 3.3 "НДС принят к вычету" (см. таблицу примера) необходимо провести документ "Авансовый отчет" с установленным флажком в поле "БСО" (рис. 7), на основании которого автоматически создается документ "Счет-фактура (бланк строгой отчетности)" полученный. В результате проведения этого документа будут сформированы соответствующие проводки, которые можно посмотреть по кнопке Показать проводки и другие движения документа (рис. 9).

​

Рис. 9

В печатной форме книги покупок (рис. 10) в графе (3) отражаются документы, указанные в авансовом отчете (см. рис. 7), а именно номера билетов, которые являются бланками строгой отчетности. Сумма НДС к вычету по этим документам в примере составила 1 920,35 руб.

Рис. 10

Для того чтобы посмотреть состояние расчетов с подотчетным лицом, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами".

Для этого выполните следующее (рис. 11):

1.Меню: Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету .

2.В полях "Период" выберите период, за который формируется отчет.

3.В поле "Счет" выберите счет 71.01 .

4.Нажмите кнопку "Сформировать".

О том, как из отчета "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" сформировать регистр бухгалтерского учета, читайте в статье "Регистры бухгалтерского учета".

». Он фиксирует операции по взаиморасчетам с подотчетными лицами (сотрудниками), операции поступления через таких лиц на склад организации ТМЦ, МБП, ОС, прочих материальных и нематериальных активов в национальной валюте.

Сотрудник получает авансом деньги из кассы на хозяйственные, операционные, командировочные расходы. Оформляется выдача денег из кассы РКО.

Отчет по авансам в 1С 8 2 показывает целенаправленное использование денег, которые получил сотрудник. К авансовому отчету подкрепляют разъясняющую документацию: чеки, билеты, квитанции. Неиспользованные деньги возвращаются в кассу предприятия, формируется ПКО.

Формирование авансового отчета

1. Открыть раздел «Банк и касса», подраздел «Касса», пункт «Авансовые отчеты»;

Фото № 1. Пункт авансовый отчет:

2. Нажать на кнопку «Создать».

Фото № 2. Создание нового авансового отчета:

Порядок заполнения авансового отчета

Вверху документа (в шапке) заполняют реквизиты:

• ФИО подотчетного сотрудника, отчитывающегося за полученные деньги;
• Наименование компании. Оно выбирается автоматически, если его задали по умолчанию в настройках программы;
• Указать место, куда будут приходоваться ТМЦ через подотчетного сотрудника;
• Установить тип цен, установить валюту, ее курс к рублю, способ отражения НДС.

Документ «Авансовый отчет» состоит из 5 вкладок. Во вкладке «Аванс» добавляется документ, на основании которого выдавались деньги подотчетному сотруднику. По умолчанию стоят два вида документов «Выдача наличных» и «Списание с расчетного счета».

Фото № 3. Документ, по которому выданы денежные средства:

Если средства выдавались в наличном виде, тогда надо выбрать «Выдача наличных». Наличные из кассы выдаются на основании РКО. В разделе «Выдача наличных» создать новый РКО на сумму выдачи денег подотчетному сотруднику или выбрать уже существующий РКО.

Когда РКО (Выдача наличных) создается из «Авансового отчета», тогда в документе автоматом подтягивается вид операции, получатель, счет учета и организация. Сумму, статью ДДС пользователь проставляет вручную. После проведения РКО, в закладке «Аванс» авансового отчета надо выбрать этот РКО. Тогда в Авансовом отчете автоматом отобразится его сумма и валюта.

Фото № 5. Заполнение вкладки Аванс в 1С 8 2:

На выделенный аванс в 20 тыс. руб. была приобретена аудио техника. Этот факт отображается в закладке «Товары»:

• Вписывается вид документа, в данном случае товарный чек, его номер, дата;
• Выбирается номенклатура;
• Кол-во товара;
• Цена без НДС, с НДС;
• Наименование поставщика;
• Ставится галочка на «Счет-фактура предъявлена» — если она действительно предъявлена, ее номер, дата.

Фото № 6. Заполнение вкладки Товары:

Во вкладке «Оплата» отображается сумма выданных денег в 1С 8 2 под аванс в счет предстоящей поставки или выплаченная наперед сумма поставщику за купленные ТМЦ. В закладке указывается вид документа (расхода), его дата, номер, наименование поставщика, договор с ним, содержание операции и ее сумма вписываются вручную, счета расчетов проставляются автоматически.

Фото № 7. Заполнение вкладки Возвратная тара:

Вкладка «Возвратная тара» отображает информацию о возвращенной таре от поставщика, например, поддоны.

Фото № 8. Заполнение вкладки Оплата:

Во вкладке «Прочее» отражаются расходы на командировку: стоимость гостиницы, суточные, цена билета, расход на топливо, питание и т.д. В табличной части закладки указывается:

• Наименование, номер, дата документа (расхода);
• Расшифровывается содержание расхода;
• Ставится сумма с НДС и без;
• Вписывают поставщика;
• Автоматически ставится счет затрат;
• Вручную указывают была ли предъявлена подотчетному сотруднику счет-фактура от поставщика на данный расход.

Фото № 9. Заполнение вкладки «Прочее»:

Полученные счета-фактуры от поставщиков товаров, услуг в 1С 8 2 формируются и проводятся автоматом на основании проведенного авансового отчета. Их можно увидеть в разделе Покупка – подразделе НДС – пункт Реестр счетов-фактур полученных.

Фото № 10. Реестр счетов-фактур полученных:

Сохранение аванса в 1С 8 2

Когда все вкладки в авансовом отчете будут правильно заполнены, согласно расходным документам, его можно проводить и сохранять с помощью кнопки «Провести и закрыть». При проведении документа «Авансовый отчет» сформируется определенный набор бухгалтерских проводок, который будет отражать факт расходования денег подотчетным лицом или приходования через него ТМЦ, прочих объектов, услуг.

Внизу авансового отчета отражен полученный аванс, сумма расходования и конечный остаток.

Фото № 11. Сумма аванса:

Остаток от аванса составил 4100, 18 руб. Его надо приходовать в кассу. Чтобы это сделать нужно в авансовом отчете выбрать «Создать на основании» — «Поступление наличных». Сформируется ПКО на 4100,18 руб. Все данные в нем заполнятся автоматически, вручную нужно будет внести статью движения денежных средств – Возврат подотчетных сумм.

Сформировать проводки, движения документа можно из самого авансового отчета, стоит нажать на кнопку Дт/Кт. Станут видны все проведенные суммы по Дт, Кт, расшифрованы субконто счетов.

Фото № 12. Движение документа «Авансовый отчет»:

Распечатать авансовый отчет можно из самого документа, нажав на «Печать» — «Авансовый отчет АО — 1».

Фото № 13. Печатная форма авансового отчета:

Аналогично можно распечатать документ «Приходный ордер М – 4», в котором отображаются оприходованные ТМЦ.

Почему в 1С 8 2 не зачитываются авансы?

Существуют следующие причины, почему в 1С не зачитываются авансы:

1. Неверный выбор договоров при создании авансового отчета, например, оплату провели по одному договору, а отгрузка прошла по другому. Нужно перевыбрать корректный договор и перепровести авансовый отчет;
2. Неправильно проставлены счета учета по авансам;
3. Авансы могут не зачитываться из-за разницы во времени и датах в формируемых документах, из-за сохранения или перепроведения документов «задним» числом. Тогда по одному и тому же контрагенту, сделке образуется кредитовый и дебетовый остаток;
4. Аванс может не зачитаться, если оплату провели после отгрузки, но поставили тип платежа «Аванс».

Фото № 14. Карточка счета 71:

Проверить правильность зачтенных авансов можно с помощью оборотно — сальдовой ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за отчетный период. Через нее открыть карточку счета 71 и проверить все движения средств по подотчетному лицу, учет НДС и ТМЦ.

В описанном выше примере все суммы аванса зачлись, оборот по дебету на начало равняется 1000 руб. и на конец периода равен 1000 руб., все остальные суммы учтены на соответствующих счетах.

Довольно часто, в хозяйственной деятельности организации, сотрудникам фирмы выдаются в подотчёт наличные денежные средства и безналичные (также денежные документы). Которые в дальнейшем используются на оплату хозяйственных нужд предприятия, на приобретение проездных билетов, на оплату гостиничных услуг при командировках. Список, куда могут быть использованы подотчётные денежные средства очень большой, он ни кем не регламентирован. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, где находится и.

Как найти авансовый отчёт в программе 1С

Чтобы найти авансовый отчёт необходимо выбрать в главном меню программы «1С: Бухгалтерия» версия 8 интерфейс Такси раздел «Банк и касса», далее в блоке «Касса» найти позицию «Авансовый отчёт». После этих действий вы попадаете в журнал «Авансовые отчёты». Далее нажимаете на кнопку «Создать».

На экране появляется авансовый отчёт, который необходимо заполнить, на основании сданных в бухгалтерию предприятия первичных документов прикрепленных к авансовому отчёту.

Заполнение авансового отчёта в программе 1С

В шапке документа заполняются такие поля:

• Дата;
• Номер;
• Организация;
• Подотчётное лицо, это может быть сотрудник организации или физическое лицо, действующие по доверенности;
• Склад, выбирается в том случае, если приобретаются товарно - материальные ценности, которые в дальнейшем сдаются на склад материально – ответственному лицу.

Документ, в табличной части, имеет несколько закладок, они заполняются в зависимости от приложенных документов к авансовому отчёту и полученных денежных средств подотчётным лицом:

• Авансы;
• Товары;
• Возвратная тара;
• Оплата;
• Прочее.

Для того чтобы автоматически заполнилась первая закладка, в табличной части документа при получении подотчётным лицом аванса, необходимо авансовый отчёт создать на основании. Это может быть при выборе «Создать на основании» двух позиций, одна из которых «Выдача наличных», другая «Списании с расчётного счёта».

На первой закладке также заполняется позиция при выдаче денежных документов в подотчёт, это может быт, к примеру, проездной билет приобретённый организацией.

Можно не создавать авансовый отчёт на основании операций, внесённых в базу, а выбрать вручную, документ на получении аванса в подотчёт, нажав на кнопку «Добавить». После этих действий становится активным поле в табличной части первой закладки «Авансы».

При приобретении товара, за наличные денежные средства, с подотчётной суммы, необходимо заполнить вторую закладку, которая называется «Товары».

При этом, в табличной части документа, нужно внести такие данные как:

• Документ расхода;
• Номенклатуру товара, выбирается из справочника;

Будьте внимательны, если данного товара нет в справочнике «Номенклатура», то на него нужно предварительно заполнить карточку, в которой указывается наименование, единица измерения и другие реквизиты.

• Количество;
• Цену;
• Ставку НДС;
• Наименование поставщика, выртать из справочника «Контрагенты»;
• Реквизиты счёт-фактуры;
• Счета учета затрат и счёт НДС.

Сумма и всего заполнится автоматически.

При оплате за товар или услуги контрагентам из подотчётных денежных средств, заполняется четвёртая закладка в авансовом отчёте, которая называется «Оплата». При её нажатии открывается табличная часть, в которой нужно заполнить такие данные как:

• Документ расхода, это название документа;
• Контрагент и договор;
• Содержание операции, заполняется вручную, без ссылки на справочник.

Счета расчётов, на которые будет отнесена сумма затрат, проставляются автоматически, это счёт 60 «Поставщики и подрядчики», но этот счёт можно поменять, сославшись на справочник « ».

Пятая закладка «Прочие», заполняется не только в случаях предоставления документов, связанных с командировкой сотрудника, но и с оплатой хозяйственных нужд предприятия и прочих расходов.

Так же как и на других закладках, заполняется:

• Документ (расхода);
• Номенклатура;
• Сумма НДС;
• Всего заполняется автоматически;
• Поставщик;
• Устанавливается признак в столбце «СФ», есть счёт-фактура или нет;
• Устанавливается признак в столбце «БСО», что это бланк строгой отчётности или нет;
• Заполняются реквизиты счёт-фактуры;
• Выбирается из плана счетов бухгалтерского учета счёт затрат по БУ (бухгалтерскому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
• Выбирается из плана счетов налогового учета счёт затрат по НУ (налоговому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
• Выбирается счёт учёта НДС.

В данной статье мы рассмотрим, как заполнить Авансовый отчет в программе 1С Бухгалтерия Украины.

Заполнение авансового отчета идентично более ранним версиям программы, однако есть некоторые отличия.

Откроем документ «Авансовый отчет» через панель функций, перейдя на одну из вкладок панели функций «Касса» и выбрать соответствующий тип документов, или через главное меню «Касса».

Перед нами откроется журнал документов «Авансовый отчет». В этом журнале необходимо создать новый документ нажатием клавиши Insert или с помощью кнопки меню «+» (Добавить)

Заполнение документа начинаем с заполнения реквизитов шапки документа, указываем значения:

· Организация – автоматически заполнится организацией настроенной как Основная. Если в системе ведется учет по нескольким организациям, нужно выбрать другую организацию из справочника организаций.

· Склад – если по авансовому отчету необходимо отразить покупку товаров / материалов / оборудования, в этом поле необходимо указать место хранения, на который они будут оприходованы.

· Назначение – не обязательный для заполнения реквизит

· физическое лицо – обязательный реквизит. Необходимо выбрать физическое лицо, которое отчитывается за использованный аванс. Если в справочнике физических лиц нет нужного физического лица, соответствующего сотруднику, то его можно создать сразу, не прерывая процесс заполнения документа.

Документ имеет несколько закладок (табличных частей), различных по своему назначению.

Это закладки: «Авансы», «Товары», «Тара», «Оплата», «Прочее».

На закладке «Авансы» необходимо указать документы, на основании которых были выданы средства подотчетному лицу. Это может быть такие виды документов: «Платежное поручение исходящее», «Платежный ордер на списание денежных средств» или «Расходный кассовый ордер».

Заполним закладку «Авансы»

В табличной части добавляем новую строку нажатием кнопки «+», и заполняем реквизиты строки:

Рассмотрим пример, когда деньги выдавались через кассу по РКО.

· Документ аванса - сначала из выпадающего списка типов возможных документов выбираем нужный тип документа «Расходный кассовый ордер».

В открывшемся журнале кассовых ордеров выбираем нужный документ, после чего на закладке Авансы все колонки по новой строке автоматически заполнятся данными выбранного Расходного кассового ордера.

Если сотрудник отчитывается не за всю сумму, выданную в подотчет, необходимо вручную исправить сумму в колонке Израсходовано.

Здесь указываем, приобретенные подотчетником за выданный аванс. В нашем случае, например, будут Книжки. Аналогично действиям на первой закладке, добавляем товар нажатием на кнопку «+».

Если товар уже был создан в справочнике номенклатуры с указанием всех нужных данных, то столбцы (единица измерения, счет учета, счет учета ндс, налоговое назначение) по строке товара в авансовом отчете заполнятся автоматически из карточки товара.

Указываем количество приобретенного товара. Если товаров было несколько, то создаем столько строк сколько куплено товаров.

В случае приобретения у известного контрагента можно внести наименование этой организации в соответствующем поле, внести договор, ввести вручную название выданного контрагентом товарного документа, его номер и дату, если расчеты по договору ведутся по документам расчетов, то указать документ расчетов с контрагентом.

В случае, если при приобретении использовалась возвратная тара, то переходим к заполнению соответствующей закладки «Тара».

Выбираем или заполняем тару аналогично заполнению товара на предыдущей закладке.

Закладка «Оплата»

Заполняется только в том случае, если товары были приобретены не за подотчетные средства, а за свой счет и или материалы приходуются через 631 счет. В нашем случае необходимость в заполнении этой закладки отсутствует.

Закладка «Прочее»

На данной закладке указываются затраты подотчетного лица, которые были произведены им по приобретению различных дополнительных услуг или товаров. Также на этой вкладке указываем расходы в случае, если подотчетное лицо отчитывается за командировочные расходы. Например: билеты, бензин, проживание, проезд и т.д.

Обязательно, для всех строк указать счет и аналитику затрат, если расходы с ндс, то указать ставку ндс, счет учета ндс и заполнить контрагента и договор

Обратим ваше внимание, что с помощью кнопки меню «Цены и валюта», в дополнительном окне можно устанавливать действующие в документе валюты и размерности цен. При изменении значения в документе будут автоматически пересчитаны.

Проводим документ нажатием кнопки «Провести»

Проверяем что все проводки сформировались правильно. Для этого открываем результат проведения документа кнопкой ДтКт

Выводим печатную форму отчета по кнопке «Печать» или по кнопке «Авансовый отчет».

Возврат денег в кассу

Если подотчетное лицо израсходовало не все деньги, и есть необходимость из вернуть в кассу, на основании документа «Авансовый отчет» - создается документ «Приходный кассовый ордер».

Для этого, находясь в документе Авансовый отчет – нажимаем кнопку «Ввести на основании» и выбираем тип документа «Приходный кассовый ордер».

В результате, откроется новый документ РКО с заполненными реквизитами организации, подотчетника, неизрасходованной суммой. Остается указать статью движения денежных средств из соответствующего справочника и провести документ.

Для проведение взаиморасчетов в программе 1С:Бухгалтерия 8 используется 70 и 71 счета и документ Авансовый отчет . Это ключевой документ для ведение учета денежных средств выданных подоотчтет в организации. В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 , подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственный и командировочные расходы. при этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых ТК РФ.

Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя предприятия на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. Денежные средства выдаются сотрудникам при помощи документа «Расходный кассовый ордер» и могут расходоваться строго по назначению, указанному в кассовом ордере и других документах.

об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют документ «авансовый отчет» с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

обратиться к документу Авансовый отчет можно при помощи меню: Панель навигации/Банк и касса/Касса/Авансовые отчеты .

В программе документ Авансовый отчет состоит из нескольких закладок.

На закладке «Авансы» указывается расходный кассовый ордер, по которому были выданы деньги подотчетному лицу.

На закладке «Возвратная тара» Указывается возвратная тара, а тара, не подлежащая возврату, заносится на закладку «Товары».

Закладка Оплата» заполняется только в том случае, если при покупке товара подотчетное лицо расплатилось с контрагентом.

При покупке услуг следует заполнить закладку «Прочее» и тем самым отнести стоимость услуг на затраты предприятия. Например, на этой закладке должны быть отражены командировочные расходы.

Подотчетное лицо, в течение трех рабочих дней, после дня истечения срока, на который были выданы средства под отчет, или со дня выхода на работу, должен предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

В программе можно для окончания расчета с подотчетным лицом на основании документа «Авансовый отчет » создать такие документы, как:

• Приходный кассовый ордер;
• Расходный кассовый ордер;
• Списание с расчетного счета;
• Счет-фактура полученный.

Подотчетное лицо может рассчитываться бланками строгой отчетности.

Если работник предприятия израсходовал больше денег, чем получил их в качестве аванса, то организация должна выплатить работнику перерасходованную сумму. Факт доплаты работнику из кассы предприятия отражается по дебету счета 71.01 и кредиту счета 50.01.

При проведении документа «Авансовый отчет » автоматически не отслеживается соблюдение нормативов затрат, связанный с командировками. В результате этого, весь НДС может быть принят к вычету. Для выделения сверхнормативных затрат следует создать отдельные строки - командировочные в пределах норматива и сверх норматива.

Получить в полном объеме знания необходимые для работы в программе 1С:Предприятие 8.3 вы можете, записавшись на курсы 1С в учебном центре Альфа-Персонал. Курсы 1С, это возможность получить новую более оплачиваемую работу. Желаем всех успехов прохождении курсов 1С и освоении программы 1С:Бухгалтерия 8.3

Конфигурация: 1С:Бухгалтерия

Версия конфигурации: 3.0.43.253

Версия платформы: 8.3.8.1861

В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 документ Авансовый отчет предназначен, для отражения в учете расходов сотрудника организации, за счет выданных под отчетных средств.

Документ Авансовый отчет находится в разделе Банк и Касса .

Создадим новый документ.

Заполняем Организацию и Подотчетное лицо . Через кнопку Добавить, заполняем табличную часть Авансы , если подотчет был выдан. Иногда бывает, что сотрудник из своих средств покупает, а потом ему возмещается из кассы.

Есть 3 типа Авансов:

1. Выдача денежных документов - документ предназначен для учета выдачи денежных документов из кассы (авиабилетов и железнодорожных билетов, путевок, почтовых марок и т.п.).

2. Выдача наличных - документ предназначен для учета списания наличных денежных средств.

3. Списание с расчетного счета - документ предназначен для учета списания безналичных денежных средств с расчетного счета организации.

Мы будем формировать выдачу наличных.

Создадим новый РКО (Расходный кассовый ордер).

Заполняем РКО и переходим к печати бланка выдачи денежных средств.